文档分析

1 目的

文档分析用于通过检查描述业务环境或现有组织资产的可用材料来获取商业分析信息，包括上下文理解和要求。

2 描述

文档分析可用于收集背景信息，以了解业务需求的上下文，也可以包括研究现有解决方案，验证这些解决方案是如何实施的。文档分析也可用于验证来自其他提取方法（如访谈和观察 ¹）的结果。数据挖掘是一种用于分析数据以确定模式、对数据进行分组并确定变革机会的文档分析方法。文档分析的目的、范围和要研究的主题由正在探索的商业分析信息决定。在执行文档分析时，商业分析师会系统地审查材料，并确定是否应在交付成果中捕获该信息。

通过文档分析收集的背景研究可能包括审查营销研究、行业准则或标准、公司备忘录和组织结构图表等材料。通过研究各种来源的文件，商业分析师可以确保在充分了解环境的前提下满足需求。关于现有解决方案的文档分析可能包括审查业务规则、技术文档、培训文档、问题报告、之前的规范说明书以及程序手册，以验证当前解决方案的工作原理及其为何采用这种形式。文档分析还可以帮助解决专家不再可用或无法在整个需求收集过程中提供帮助时可能出现的信息缺口。

3 元素

.1 准备工作

文档分析材料可能来自公共或私有来源。当商业分析师评估用于分析的源文件时，他们考虑：

• 来源的内容是否相关、时下流行、真实且可信，
• 内容是否能够理解，是否可以轻松传达给涉众 ²，以及
• 定义要挖掘的数据（根据需要的数据类别）以及提供按逻辑关系分组的项目的 数据簇。

.2 文档评审 ³与分析

文档分析包括：

• 对每份文件的内容进行详细的审查，并记录与每个主题相关的笔记。可以使用包含主题、类型、来源、逐字说明、改述评论以及对所审查的每份文件的后续问题或行动的文档分析表来记录笔记。
• 确定是否有任何笔记有冲突或重复。
• 注意任何知识空白，即关于某些主题的研究发现有限。可能需要进行额外研究来重新审视这些主题，或是在子主题层面深入挖掘。

.3 记录发现

当通过文档分析获得的信息用于工作产品时，商业分析师会考虑：

• 如果内容和详细程度适合预期受众，以及
• 如果材料需要转换为视觉辅助工具，如图表、模型、流程图或决策表，以帮助提高理解。

4 使用考虑

.1 优势

• 可以使用现有的源材料作为分析的基础。
• 商业分析师不需要创建内容。
• 尽管可能过时，但现有的资源可以作为参考点来确定什么是当前的，什么已经发生了变化。
• 结果可用于验证其他需求获取技术的结果。
• 结果可以以方便审阅和重用的方式呈现。

.2 限制

• 存在的文档可能过时或无效（信息不正确、缺失、无法阅读、未经审核或未获批准）。
• 作者可能无法回答问题。
• 主要只能通过检查当前文档来评估当前状态。
• 如果来源丰富，工作量可能很大，导致信息过载和混淆。